Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de INNOVA SYSTEMS S.A.S. (en adelante, “LA COMPAÑÍA”)., considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
La presente política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales o demás relativas; de esta manera LA COMPAÑÍA manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a LA COMPAÑIA cualquier tipo de información o dato personal tendrá en cualquier momento la potestad de solicitar se le notifique que información está bajo tratamiento, así como podrá, actualizarla, rectificarla o solicitar su supresión si es del caso.
I. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Nombre de la Entidad: INNOVA SYSTEMS S.A.S.
Descripción de la Entidad: INNOVA SYSTEMS S.A.S es una empresa líder en gestión documental anivel regional y nacional, con presencia en el mercado por más de 21 años, conformada por un equipo humano y técnico de primera calidad, brindando a los clientes servicios con los más altos estándares de calidad en la materia.
Domicilio y Dirección: Carrera 100 # 14-96, Cali, Valle del Cauca – Colombia
Correo Electrónico: asistenteadmon@innova.com.co / comunicaciones@innova.com.co
Teléfono (2) 3180606 – (2) 300 6833556
II. Definiciones.
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos
Personales.
Aviso de Privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de
sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de
Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades
del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Base de Datos:
Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Causahabiente:
Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Clientes:
Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA COMPAÑÍA tiene una relación
comercial.
Consumidores:
Persona natural que consume los bienes producidos por LA COMPAÑIA.
Dato Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre,
cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud,
huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato público:
Son los datos no establecidos como semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y su
calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible:
Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o
que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris,
reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en
que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente
quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la
Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Reclamo:
Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar
o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones:
Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades
promocionales o afines.
Titular:
Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, entiéndanse clientes o usuarios,
empleados, proveedores y demás individuos relacionados con LA COMPAÑÍA.
Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su
vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el
Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
III. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑIA aplicará los principios que se mencionan a
continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento,
almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Legalidad:
El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley
Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). Finalidad:
Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual
debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara,
suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Libertad:
La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e
informada del Titular.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Veracidad o Calidad:
La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Transparencia:
En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Acceso y circulación restringida:
El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular
y/o por las personas previstas en la Ley. Seguridad:
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad
que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. Confidencialidad:
Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑIA están obligados a guardar reserva sobre la
información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en LA COMPAÑÍA.
IV. Datos que se obtienen
LA COMPAÑIA puede recolectar información y datos personales de sus clientes o usuarios, empleados,
proveedores y demás individuos relacionados con ella (Los Titulares), lo cual puede variar en razón de
requerimientos de autoridades, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre
otros, para tales efectos, LA COMPAÑÍA recolectara información y datos personales, que serán almacenados
y/o procesados en servidores remotos administrados por sus socios y en archivo físicos.
Entre otros, la compañía recolectara datos como los que se enumeran a continuación de manera enunciativa y
no taxativa:
a. Nombre y apellido.
b. Fecha de nacimiento.
c. Género.
d. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
e. Profesión u oficio.
f. Tipo y número de identificación.
g. Estado civil y/o parentesco.
h. Fax (personal y/o laboral).
i. Compañía en la que labora y cargo.
j. Nacionalidad y país de residencia.
k. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
l. Información del domicilio.
m. Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, huellas digitales, que
identifiquen o hagan identificables los titulares
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
V. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA, tienen
los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la COMPAÑIA en su condición
de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la COMPAÑÍA para el tratamiento de datos, mediante
cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos
Personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas
por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LACOMPAÑIA.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una
vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política
que motiven nuevas consultas.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: Por el Titular; Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento; Por estipulación a favor de otro o para otro.
Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza
pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes
legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto
del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y
seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y
protección de su información personal y la de los demás.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VI. Bases de datos que maneja LA COMPAÑÍA.
LA COMPAÑÍA maneja las siguientes bases de datos:
Empleados: Información relativa a los procesos de contratación laboral de LA COMPAÑIA.
Clientes: Información de las personas con las que LA COMPAÑÍA ha tenido relación como prestador
del servicio objeto de la misma.
Proveedores: Información de las personas a las que la compañía ha contratado sus servicios
externos, como abastecedores o prestadores de servicios personales.
Adicionalmente, el director de operaciones de la compañía tienen acceso a los videos captados por las cámaras
de seguridad de las instalaciones de custodia de la empresa, asegurando que son utilizados solo como métodos
preventivos de protección a la compañía y sus componentes, siempre respetando los derechos de las personas
que son captadas por los mencionados dispositivos.
VII. Datos Personales Con Tratamiento Diferenciado.
Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente
con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º
de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑIA informará
al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento y cuáles de los datos
que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, LA COMPAÑIA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y
confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA COMPAÑIA ha implementado medidas
administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable,
a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA
COMPAÑIA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando
este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto
de sus derechos fundamentales.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cumplidos los anteriores requisitos, LA COMPAÑIA deberá obtener la Autorización del representante legal del
niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
VIII. Vigencia del tratamiento de la información y datos personales
La información suministrada por El Titular podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último tratamiento a fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones legales
y/o contractuales a su cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la
materia de(Ley 1712 de 2014, ley 019 de 2012, resolución 839 de 2017 y resolución 1995 de 1999, entre otras)
y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento
previsto en la ley.
IX. Deberes de LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
LA COMPAÑIA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren
y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑIA hará uso de los Datos
Personales recolectados únicamente para las finalidades respecto de las que se encuentra debidamente
facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
LA COMPAÑIA atenderá en lo general a los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento,
contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o
sustituyan y en lo particular a los siguientes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeasdata.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de
datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en
virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de
los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que
la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto
en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos
casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma enque se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte
de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada
debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
X. Áreas responsables del manejo de los datos.
Las bases de datos de TRABAJADORES Y PROVEEDORES, serán administradas por el área de
gerencia administrativa y financiera.
La base de datos de CLIENTES será administrada por el área de ejecutivos de cuenta, quien le dará
acceso a las áreas de gerencia general y gerencia administrativa para que adelante los procesos
correspondientes a la gestión y manejo de los mismos.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
XI. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política.
El área de Gerencia administrativa y financiera tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación,
capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento
de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑIA, están obligados a reportar estas Bases de
Datos a dicha área y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que
reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área de Gerencia administrativa y financiera también ha sido designada por LA COMPAÑÍA como área
responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información
podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta
área se encuentra ubicada en el domicilio: Calle 25 #127-220. Km. 7. Vía Cali – Jamundí, y puede ser contactada
a través del correo electrónico: arojas@innova.com.co
XII. Autorización.
LA COMPAÑIA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre
los que requiera realizar el Tratamiento; Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de
diferentes mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑIA, tales como:
a. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales
determinado por LA COMPAÑIA.
b. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, debidamente registrada.
c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su
aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la
autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
En ningún caso LA COMPAÑIA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
Casos en que no es necesaria la autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Prueba de la autorización
LA COMPAÑIA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para
su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que
adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En consecuencia, LA COMPAÑÍA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de
manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Revocatoria de la autorización.
Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LA
COMPAÑÍA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y
cuando no lo impida una disposición legal o contractual. LA COMPAÑIA establecerá mecanismos sencillos y
gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos
por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una
parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA COMPAÑIA deberá cesar
cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de
tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines
publicitarios, entre otros. En este último caso, LA COMPAÑIA podrá continuar tratando los datos personales
para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
XIII. Veracidad de la información.
Los Titulares deberán suministrar información veraz sobre su información y datos personales para
hacer posible la prestación de los servicios contratados, así como para los demás servicios que ellos
requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.
LA COMPAÑÍA presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la
obligación de verificar la identidad de Los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad
de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, LA COMPAÑÍA no asume responsabilidad
por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad,
vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios
que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
XIV. Disposiciones para el Tratamiento de Datos Personales.
Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo
El tratamiento de los datos personales de cualquiera de los titulares de los cuales LA COMPAÑÍA capta
información, permanente u ocasional, lo realizará en el marco de la presente política y serán utilizados en todo
momento con la finalidad de dar cumplimiento a la misión institucional.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. Llevar un manejo y control contable interno de la compañía.
b. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales
c. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos
judiciales o legales.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
d. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de
datos comerciales y operativos.
e. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las
tributarias y comerciales.
f. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social,
entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
g. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
h. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para
desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA.
Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:
a. Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus Clientes al momento de adquirir
nuestros servicios.
b. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por LACOMPAÑIA;
c. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia
crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus
deudores.
Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
a. Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y
calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización
de estudios de seguridad.
b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA COMPAÑIA,
tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de
bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
c. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y
las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
d. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
e. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión
del desarrollo del mismo.
f. Planificar actividades empresariales.
Respecto a los Datos de Proveedores:
a. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA
COMPAÑIA;
b. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
c. Para hacer el registro en los sistemas de manejo contable de LA COMPAÑIA;
d. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
XV. Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del
titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica
al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA
COMPAÑIA y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad contiene la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de
tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe
informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
XVI. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los
Titulares de Datos Personales.
Los Titulares de Datos Personales tratados por LA COMPAÑIA tienen derecho a acceder a sus Datos
Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser
inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las
finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA COMPAÑIA pondrá a disposición de éste,
previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación
alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio,
incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá
ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación
de la solicitud respectiva son:
Comunicación dirigida a INNOVA SYSTEMS S.A.S área de Gerencia administrativa y financiera.
Dirección: Carrea 100 # 14-96 Cali
Solicitud presentada al correo electrónico: asistenteadmon@innova.com.co
Solicitud presentada a través del teléfono +57 (2) 300 6833556
Procedimiento para la realización de peticiones y consultas
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud
indicando:
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la
representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona
distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no
presentada.
La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o
cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos
personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA COMPAÑIA requerirá
al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA COMPAÑIA en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, salvo que
se tratase de un hecho de fuerza mayor insuperable, caso en el cual se le indicará tal condición al
Titular solicitante y el termino de atención al requerimiento.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA COMPAÑIA garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en
el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA COMPAÑIA su supresión (eliminación) en
cualquiera de los siguientes eventos:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por
el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA COMPAÑIA. Sin embargo
este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA COMPAÑIA podrá negar el ejercicio del mismo
cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones
fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sancionesadministrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una
acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Procedimiento para la realización de quejas y reclamos.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus
causahabientes consideren que la información tratada por LA COMPAÑIA deba ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante LA COMPAÑIA, la cual será tramitada
bajo las siguientes reglas:
a. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la
representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona
distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no
presentada.
b. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los
medios habilitados por LA COMPAÑIA indicados en el presente documento y contener, como mínimo,
la siguiente información:
El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su
representante con la respectiva autorización.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca
ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
c. Si la solicitud se presenta incompleta, LA COMPAÑIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido de su solicitud.
d. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de
Legal de LA COMPAÑIA., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
e. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite»
y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que ésta sea decidida.
f. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se
informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la
cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
XVII. Información Obtenida en Forma Pasiva
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA COMPAÑIA, ésta podrá recopilar
información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a
través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de
explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de
procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los
usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia
en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
de LA COMPAÑIA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las
opciones de su navegador de internet.
XVIII. Seguridad de los Datos Personales
LA COMPAÑIA, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales,
proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación
y responsabilidad de LA COMPAÑÍA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA COMPAÑIA
no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de
fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los
Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA y sus Encargados. LA COMPAÑIA exigirá
a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y
administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos
proveedores actúen como Encargados.
XIX. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales.
LA COMPAÑIA podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los
cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos
Personales.
Igualmente, LA COMPAÑIA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA COMPAÑIA
cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA
COMPAÑIA;
b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando LA COMPAÑIA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un
contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA COMPAÑIA.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LACOMPAÑIA.
d. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y
observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
e. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos,
así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA
COMPAÑIA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Utilización y transferencia internacional de datos personales información personal por parte de la
compañía.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA COMPAÑIA tomará las medidas
necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido
que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente
relacionados con LA COMPAÑIA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para
propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el
artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA COMPAÑIA, no requerirán ser
informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos
personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
LA COMPAÑIA, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas
de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos
de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos
legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario
o apropiado:
a. para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. para cumplir con procesos jurídicos;
c. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las
solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. para proteger nuestras operaciones;
f. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g. Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
LA COMPAÑIA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre
amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
XX. Legislación Aplicable.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización
que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos
Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la
Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen,
deroguen o sustituyan.
XXI. Registro Nacional de Base de Datos.
LA COMPAÑIA, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos,
la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como
confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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LA COMPAÑIA, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida
el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos
(RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio
público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para
los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
XXII. Modificaciones a las políticas de privacidad.
LA COMPAÑIA se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a
esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos
requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de anuncios visibles en sus establecimientos o
centros de atención a clientes, en los sitios web de LA COMPAÑÍA o a través del último correo electrónico
proporcionado.
XXIII. Vigencia.
Esta Política de Protección de Datos Personales entrara a regir a partir del 1 de junio de 2017.
