Docunet Web es un software especializado en la eficiente administración de la información, basado en el concepto “oficina cero papel”, y que da cumplimiento al modelo SGDEA - Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, integrando los nuevos parámetros normativos exigidos en cuanto expediente electrónico de archivo, expediente virtual, índice electrónico, tablas de acceso, seguridad de metadatos, accesibilidad, futura consulta e integridad.

Innova Systems S.A.S, desarrollador y propietario de Docunet Web en su estrategia de integrar soluciones que permitan mejorar la competitividad de la herramienta y garantizar la confiabilidad a sus clientes, ha realizado recientemente una alianza estratégica con Certicamaras para la integración de firma digital certificada y estampa cronológica en Docunet Web, con el fin de dar alcance al atributo de seguridad de la información, integridad y no repudio establecido en la Ley 527 de 1999 – Ley de comercio electrónico, Decreto 2609 de 2012 y Acuerdo 003 de 2015 (Documento electrónico) para garantizar el valor probatorio de los documentos para procesos de Digitalización certificada.

Por lo tanto, nuestra solución integra las principales características técnicas, sistemáticas y normativas para brindar una herramienta que permita gestionar la información conforme al ciclo vital del documento, permitiendo la captura, distribución, conservación, publicación en línea, seguridad, confiabilidad y futuro acceso.

Principales Beneficios de DOCUNET WEB

Crear cualquier Estructura organizacional:

Docunet Web permite crear cualquier estructura organizacional, desde la más pequeña hasta la más compleja para tener un criterio de organización documental.

Clasificación por Tablas de Retención Documental o esquema Libre:

Docunet Web permite la parametrización de las Tablas de Retención Documental conforme al ciclo vital del documento, codificación interna y tiempos de retención según la valoración de la información. De igual forma permite crear una estructura libre por el usuario.

Control de los Tiempos de Retención:

Docunet Web permite gestionar los tiempos de retención tanto en archivo de gestión como en archivo central. El tiempo de retención se puede asignar de acuerdo a estudio documental o por criterio propio del usuario.

Disposición Final:

Docunet Web permite gestionar la disposición final de los documentos, ya sea para que se conserven históricamente, se eliminen o seleccionen.

Transferencias Documentales:

Docunet Web facilita los procesos de transferencias primarias (Archivo de gestión a Archivo central) y secundarias (Archivo central a Archivo histórico), mediante alertas y reportes, lo cual facilita el proceso tanto para los documentos electrónicos como físicos.

Eliminación Documental:

Docunet Web genera un aviso cuando el documento ya ha cumplido su tiempo de retención, dejando reporte y log de auditoría, sí el documento es finalmente eliminado.

Firma Digital y Estampa cronológica:

Docunet Web cuenta con la posibilidad de certificar el proceso de digitalización para garantizar valor probatorio del documento y sustituir el soporte físico de aquellos documentos que no tengan valor histórico, mediante la integración de Firma Digital certificada y estampa cronológica.

Gestión y Trámite (Ventanilla Única):

Docunet Web da cumplimiento al proceso de Gestión y Trámite establecido en el Programa de Gestión Documental conforme al Decreto 2609 de 2012 y el Acuerdo 060 de 2001 (Comunicaciones Oficiales) al garantizar un número de radicado único, independientemente de donde resida el documento, por tanto, la Institución podrá tener una Ventanilla única o ventanillas satélites y conservará un radicado consecutivo permitiendo gestionar los procesos de recepción, radicación y distribución, disminuyendo el flujo de documentos en papel.

Seguridad de la Información:

Docunet Web garantiza el acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

Mayor productividad:

Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes, generando mayor productividad del personal y los recursos.

Ahorro de Costos:

Docunet Web está pensando en el concepto “Oficina cero papel”, logrando la reducción sistemática de papelería, impresiones, tintas, costos de almacenamiento y/o custodia.

Automatización de Procesos (WorkFlow):

Docunet Web permite la automatización de los procesos mediante el establecimiento de roles, actividades y permisos para la consecución de trámites, ejecutando procesos previamente parametrizados garantizando que éstos se lleven a cabo, entregando reportes de avance o avisos cuando una tarea esté vencida o esté por vencerse. El Workflow facilita el control de los documentos que intervienen en cada proceso, disminuyendo los tiempos de respuesta y aumentando la productividad y satisfacción del cliente.
En Docunet Web el usuario podrá definir la cantidad de procesos que considere necesarios, y la herramienta le permitirá su gestión y control, desde el proceso de Facturación de la compañía hasta la solicitud de un permiso o la legalización de un anticipo.
Cuando se establece un proceso en Docunet Web, ejemplo el de Facturación, éste guía a los diferentes usuarios que intervienen en el mismo para realizar el paso a paso establecido, así como el tiempo que dispone para la tarea y a quien debe enviar el documento o reporte de la acción realizada, una vez terminada su asignación, generando visualmente reporte de toda la trazabilidad del proceso. El Workflow en Docunet Web se integra con la aplicación Email de la institución para evitar estar revisando diferentes bandejas de correo.

Auditoría de las actividades realizadas:

Docunet Web monta un log de auditoría que permite controlar a los administradores las actividades realizadas en el aplicativo con el fin de garantizar la trazabilidad.

Integración con otras herramientas:

Docunet Web permite la integración con diferentes sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, etc.

Otros Beneficios

  • Herramienta 100% Web
  • Posibilidad de almacenamiento en la nube (In cloud)
  • Manejo de archivos formato PDF/A (Estándar internacional para preservación a largo plazo)
  • Permite organizar electrónica y físicamente los documentos para su fácil control.
  • Múltiples índices para facilitar la recuperación de los documentos
  • Manejo de código de barras.
  • Facilita el préstamo controlado de documentos.
  • Clasificación y ubicación de los documentos activos e inactivos tanto física como electrónicamente
  • Evita la duplicidad de la documentación.
  • Soporte para auditorías internas y externas.
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