Nuestros Servicios
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO
Diagnóstico general e integral en materia Archivística de la institución que permite conocer el estado actual frente al cumplimiento de caracteres normativos y madurez de su sistema documental. Asimismo, facilita identificar qué Instrumentos Archivísticos y acciones de mejora requiere para ser una empresa más competitiva y cumplir con la normatividad Archivística Nacional vigente que le aplique.
Objetivo: Conocer el estado actual de una organización en materia archivística y el total de documentos producidos.
Beneficios:
- Conocer el estado de madurez en materia Archivística.
- Disponer de un instrumento metodológico para la planeación de la función Archivística.
- Conocer el volumen de documentos producidos por la organización.
- Identificar los aspectos técnicos, medioambientales, de seguridad y físicos a mejorar, en cuanto a conservación de Archivos.
- Identificar qué Instrumentos Archivísticos requiere la compañía.
- Conocer la normatividad Archivística nacional que le aplica.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)
Documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. (AGN)
Objetivo: Definir las estrategias y políticas necesarias para la implementación un Sistema de gestión documental integral en un periodo de tiempo, integrando todos los procesos Archivísticos.
Beneficios:
- Articular los Procesos Archivísticos con los procesos internos de la compañía.
- Establecer un panorama de la función Archivística en la Institución.
- Establecer estrategias a corto, mediano y largo plazo para la implementación de un Sistema de gestión Documental.
- Definir políticas en materia de producción, gestión y trámite de documentos.
- Constituir lineamientos para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
- Instaurar políticas para la organización de los Fondos Acumulados y la elaboración de las Tablas de Valoración Documental.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
Instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. (AGN)
Objetivo: Dotar a la institución de un Instrumento que permita organizar sus Archivos de acuerdo a un procedimiento y metodología claramente definido y reglamentado, identificando el ciclo vital del documento y los principios de procedencia y orden original, evitando pérdida de información y facilitando el acceso a la misma.
Beneficios:
- Conocer cuánto tiempo debe conservar los documentos la organización.
- Identificar qué disposición tendrán sus documentos una vez finalice el tiempo de retención.
- Contar con un instrumento base para la organización de los Archivos.
- Identificar qué documentos se están produciendo innecesariamente o repetidos sin requerirlo.
CONSULTORÍA GESTIÓN DOCUMENTAL
Contamos con personal altamente calificado para realizar la consultoría en la elaboración de los diferentes Instrumentos Archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación, tales como:
Digitalización
Esta Técnica permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
Innova Systems S.A.S. está en la capacidad de disponer de recurso físico, tecnológico y humano para llevar a cabo el proceso, el cual se puede hacer in-house o en las instalaciones de nuestra compañía.
Objetivo:
Digitalizar los documentos establecidos por la compañía e indexarlos para su recuperación y consulta.
